Buchaltung mit SevDesk – Review & meine Erfahrungen + Einrichtung

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Im heutigen Video bzw. Blog Post zeige ich euch ein Tool, welches ich seit Anfang des Jahres nutze, um Rechnungen bzw. Angebote zu erstellen. 

Ich zeige dir ganz schnell und einfach, was die Software kann, wozu sie gut ist und wie es meinen Worklflow sehr einfach gestaltet.

Was kann SevDesk als Buchhaltungssoftware überhaupt?

Vorweg muss man sich die Fragen stellen, was benötige ich und was soll mit die Buchhaltungssoftware überhaupt abnehmen bzw. automatisieren. 

In meinem Fall ist es zum Beispiel folgendermaßen:

Ich habe einen Buchhalter und Steuerberater, jedoch möchte ich selbst eine Übersicht haben, wie meine Umsätze aussehen, was sich das Monat getan hat, wieviel der jeweilige Kunde prozentual ausmacht und auch was die nächsten Monate an Rechnungen etc. offen sind.

Ebenfalls war es mir wichtig ein Tool zu haben, welches schnell und unkompliziert professionelle Rechnungen und Angebote erstellt. 

Diese Funktionen bietet SevDesk und war dadurch auch meine erste Wahl.:

 

Funktionen von SevDesk auf einen Blick

  • Belege digitalisieren
  • Rechnungen schreiben
  • Kontaktmanagement
  • Stornorechnungen / Gutschriften
  • Mahnungen schreiben
  • Einnahmenüberschussrechnung
  • Individuelles Briefpapier
  • Zeiterfassung
  • Online Banking
  • und viele weitere Funktionen....

Für wen ist eigentlich SevDesk geeeignet?

SevDesk ist nicht nur für eine spezifische Branche hilfreich, sondern gleich für mehrere. Je nachdem was du benötigst, kannst du entweder den passenden Tarif wählen bzw. auch Funktionen einfach nicht verwenden, die sind sozusagen einfach nur ein möglicher Zusatz.

Grundsätzlich gibt es kaum Branchen, die nicht SevDesk nutzen können. Am besten schaut man kurz bei der Branchen Auflistung vorbei und sieht sich diese genauer an: https://sevdesk.at/branchen/

Dashboard Übersicht von Sevdesk

Rechnung schreiben mit SevDesk

Jeder der Dienstleistungen oder Produkte anbietet, benötigt die Möglichkeit eine Rechnung zu erstellen und diese dem Kunden zu schicken.

Jetzt könnte man es anfänglich so machen, dass man dies alles per Hand macht, ist aber meist mühsam, da man auch bei einer einfachen Rechnung einiges beachten muss.

Zum Beispiel: richtige Informationen auf der Rechnung, wie Steuernummer, Anschrift und einige mehr. Hierfür ist ein Buchhaltungsprogramm bzw. eine Software sehr hilfreich. Dadurch entstehen kaum Fehler und man hat mehr Zeit für z.B interne Abläufe oder Aufgaben. 

Bei SevDesk hat man sehr schnell seine erste Rechnung erstellt und muss sich keine Sorgen über die Formatierung oder auch Informationen machen, die fehlen könnten, da alles automatisiert und einfach abläuft. 

Das Kontaktmanagement, wird unten noch kurz beschrieben, ist sehr einfach und hilft dabei schnell passende Informationen zum Kunden zu finden.

Alle wichtigen Informationen des Kunden werden dort hinterlegt und wird von SevDesk passend auf die Rechnung platziert.

Ebenfalls kann man die Rechnung direkt per E-Mail an den Kunden schicken. Hierfür muss einfach beim Kunden eine Kontakt E-Mail hinterlegt sein. 

Rechnung erstellen mit SevDesk

Im Bild oberhalb sieht man wie schnell und einfach die Rechnungserstellung gehalten ist.

Es müssen nur wenige Informationen eingefügt werden, um zu einer fertigen Rechnung zu gelangen. Ebenfalls können vorab Dienstleistungen bzw. Produkte ausgefüllt und definiert werden (mehr dazu unterhalb), damit diese sofort bei den Rechnungsposition genutzt werden können. 

Solltest du sehen wollen wie dies in der Praxis aussieht, am Ende des Beitrags findest du ein Video dazu!

Beispiel Rechnung bzw. Teilrechnung eines Angebots

Angebot erstellen mit SevDesk

Oftmals, bzw. fast immer muss man vor einer Rechnung erstmal einem Kunden ein passendes Angebot zukommen lassen, mit z.B. deiner Dienstleistung oder deinem Produkt.

In diesem stehen genauere Möglichkeiten, Preise und Informationen zu deiner Dienstleistung. Dieses Angebot kann sich der Kunde dann anschauen und dir z.B. unterzeichnet zurücksenden, damit er den Auftrag bestätigt. 

Das geniale ist ebenfalls, dass man aus angenommenen Angeboten auch direkt Rechnungen bzw. Teilrechnungen erstellen kann.

Zum Beispiel habt Ihr ein Angebot an einen Kunden gesendet in der Höhe von €1800 Brutto. Dieses hat der Kunde auch angenommen. Nun könnte man zum Beispiel eine Teilrechnung erstellen, solltest du eine Anzahlung nehmen. 

Diese Teilrechnung kannst du prozentual angeben, z.B. 50%, dadurch würdest du eine Teilrechnung von €900 Brutto erstellen und kannst dies auch gleich per Mail an den Kunden senden.

Sobald dein Auftrag fertig ist, gehst du nochmals zum Angebot und sagst dort, Rechnung erstellen und kannst denn Restbetrag in Rechnung stellen. 

Dies ist sehr einfach und spart einen hohen internen Aufwand. In meiner Agentur nehme ich zum Beispiel 50% Anzahlung, dadurch hilft mir diese Funktion enorm! 

Fertiges Angebot mit SevDesk

Belege & Zahlungen erfassen mit SevDesk + Online Banking

Mit SevDesk kannst du schnell und unkompliziert deine Belege digitalisieren und erfassen. Vom Ablauf ist es relativ einfach, du kannst den Belegen auch Zahlungen zuweisen und mit der Online Banking Funktion hast du dadurch einen guten Überblick über deine Zahlungen.

SevDesk erkennt Rechnungsdaten, wie z.B. Rechnungsnummer, Datum etc. relativ gut und gibt dir eine gute Übersicht über alle Belege. Ebenfalls lädst du den eigentlich Beleg auch in dein Konto, sprich dieser ist immer ersichtlich und kann nochmals abgespeichert werden.

SevDesk bietet auch passende Positionen für die Belege an, wie z.B. Materialkosten, generelle Ausgaben für KFZ etc. Damit wird es nachher einfacher herauszufinden, was wo ausgegeben wurde und dein Buchalter, oder du selbst weißt auch in welcher Sektion, wieviel an Kosten angefallen sind bzw. was beim Finanzamt angegeben werden muss.

Ebenfalls kannst du deinem Buchhalter auch einen Zugang zu SevDesk geben, damit der jederzeit einen Überblick hat.

Online Banking mit SevDesk

Das geniale bei SevDesk ist auch die Verknüpfung deines Bankkontos. Damit werden automatisch aktuelle Zahlungen in dein Konto geladen und können dann mit den passenden Belegen bzw. Rechnungen als bezahlt markiert werden. 

Dadurch siehst du welche Rechnungen schon eingegangen sind und welche noch offen sind.

Sollte eine Rechnung schon länger offen sein, kann man direkt eine Mahnung bzw. Erinnerung mit SevDesk erstellen und dem Kunden zukommen lassen.

Produkte erstellen und Inventar

Du kannst mit SevDesk zum Beispiel auch dein Inventar an Produkten verwalten und diese auch hinterlegen. 

Ebenfalls kannst du mit dem passenden Tarif eine Lagerverwaltung aktivieren und auch Lieferantenpreise und Kundenpreise hinterlegen. Zusätzlich kannst du zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis unterscheiden und diese auch hinterlegen.

Produkte können aber auch, wie z.B. bei mir als Dienstleistung hinterlegt werden, sprich diese kannst du dann schnell und einfach bei einem Angebot oder einer Rechnung auswählen und musst nicht jedes mal deine Dienstleistung erneut eintippen. 

Kontaktmanagement mit SevDesk

SevDesk bietet auch ein Kontaktmanagement, wie schon oben erwähnt. Dieses ermöglicht es dir sowohl Kunden (privat & geschäftlich), als auch Lieferanten zu hinterlegen, um schnell darauf zurück zu greifen.

Bei den einzelnen Kontakten kannst du wichtige Informationen, wie zum Beispiel Adresse, Telefon, E-Mail, Steuernummer und einiges mehr hinterlegen.

Somit hast du immer die Möglichkeit schnell für einen Kontakt eine Rechnung oder Angebot zu erstellen und auch eine Kontaktinformation zu bekommen. 

In diesem zentralen Management findest du auch schnell alle Rechnungen und Angebote, die du für den jeweiligen Kunden erstellt hast. 

Somit behältst du immer einen optimalen Überblick über deinen Kundenstamm und siehst auch was du dem Kunden in der Vergangenheit verrechnet bzw. geschickt hast.  

SevDesk APP und Funktion

SevDesk bietet 2 Apps an. Die erste ist nur für die digitale Belegerfassung, sprich man kann Belege direkt in sein Konto laden und scannen.

Die 2te APP ist SevDesk nur mobil auf deinem Smartphone. Behalte immer den Überblick über deine Finanzen und Kunden. Aufträge sowie Rechnungen lassen sich direkt vor Ort schreiben. 

Somit bist du mobil und kannst von überall Rechnungen schreiben oder einsehen, was gerade los ist, oder auch nicht. 

Dazu findest du auch noch mehr hier: https://sevdesk.de/apps/

Video Review & Tutorial

Play Video

Fazit

Ich bin sehr glücklich mit SevDesk und konnte bis jetzt nichts negatives feststellen. Als Agentur Inhaber ist man froh ein kluges Tool an seinenr Seite zu. haben, welches dir einen Großteil der eifnachen Dinge im Alltag abimmt. 

14 Tage SevDesk kostenlos testen

Du kannst ohne Probleme 14 Tage SevDesk kostenlos testen und dir dein eigenes Bild über das Tool machen. Ich kann dir nur empfehlen alles einmal auszuprobieren und kannst jederzeit dem Support schreiben, solltest du Fragen oder Anregungen habe. Klicke dazu einfach unterhalb auf den Button.

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